Case study WSiP

Kluczowym dylematem było „zostać czy przenieść się” i rzetelnie porównać oba warianty nie tylko przez pryzmat czynszu, ale całkowitego kosztu projektu, wpływu na organizację pracy, ryzyk operacyjnych oraz wizerunku pracodawcy. Równolegle WSiP potrzebował skonsolidować zespół przenoszony z innej lokalizacji i zapewnić spójne środowisko pracy w jednym biurze, bez utraty jakości lokalizacji i dostępności komunikacyjnej. Istotnym wyzwaniem była też modernizacja przestrzeni po latach zmian rynkowych i upowszechnieniu pracy hybrydowej. Biuro miało lepiej wspierać współpracę, spotkania i pracę zespołową, ale równocześnie zapewniać warunki do pracy w skupieniu. W tle pozostawała dynamika rynku biurowego: aby uzyskać konkurencyjne warunki na kolejny, wieloletni okres, potrzebne było wyprzedzenie procesu i stworzenie realnej alternatywy wobec pozostania w dotychczasowej lokalizacji.

Proces rozpoczęliśmy z wyprzedzeniem około 1,5 roku przed zakończeniem obowiązującej umowy. Dzięki temu WSiP zyskał czas na spokojne porównanie scenariuszy oraz wzmocnienie pozycji w rozmowach z rynkiem. Na początku uporządkowaliśmy cele i kryteria: lokalizację, docelowy metraż, standard, budżet oraz priorytety funkcjonalne wynikające z modelu pracy. Następnie wykonaliśmy szeroki przegląd rynku i przygotowaliśmy warianty decyzyjne, które pokazywały konsekwencje każdego kierunku w horyzoncie kilkuletnim. Równolegle powiązaliśmy proces najmu z planem modernizacji. Zorganizowaliśmy przetarg na pracownię architektoniczną i dopilnowaliśmy, aby koncepcja modernizacji była spójna z warunkami umowy oraz możliwa do zrealizowania w zakładanym czasie. Prowadziliśmy proces w zmieniających się warunkach rynkowych, domykając renegocjację umowy wraz z ustaleniem rozwiązań zwiększających bezpieczeństwo i przewidywalność po stronie najemcy, w tym zapisów umożliwiających elastyczne podejście do modernizacji powierzchni.

WSiP utrzymał wysoką jakość lokalizacji i standard budynku, a jednocześnie zabezpieczył stabilność najmu na kolejne lata oraz przestrzeń do modernizacji biura w sposób dopasowany do aktualnego modelu pracy. Konsolidacja zespołu w jednym miejscu uspójniła środowisko pracy i ułatwiła współpracę, co było szczególnie istotne przy pracy hybrydowej. Najważniejszym efektem procesu było to, że decyzja o pozostaniu i modernizacji została podjęta na bazie porównania pełnych scenariuszy, a nie wyłącznie warunków czynszowych, co ograniczyło ryzyka operacyjne i kosztowe typowe dla relokacji. Wcześniejsze rozpoczęcie procesu oraz realna alternatywa rynkowa wzmocniły pozycję WSiP w rozmowach i przełożyły się na oszczędności w całym cyklu kontraktu. W efekcie WSiP uzyskał długoterminową umowę do 2031 roku, z warunkami wspierającymi przewidywalność i bezpieczeństwo po stronie najemcy.