Aktualności rynku nieruchomości

Czy ten scenariusz jest Ci znany: zarząd pyta, dlaczego frekwencja biurowa nie rośnie mimo elastycznej polityki hybrydowej, a dział HR i administracja dostają zadanie — zrób coś z tym. Poszukujesz odpowiedzi w procedurach, benefitach, komunikacji wewnętrznej. Rzadziej pada jednak pytanie bardziej podstawowe: czy biuro, do którego zapraszamy ludzi, jest w ogóle gotowe na to, czego oni potrzebują, żeby tam pracować?

„Coraz więcej firm, z którymi pracujemy, zaczyna rozmowę o biurze od słów: nie wiemy, dlaczego ludzie nie wracają. W większości przypadków odpowiedź leży nie w polityce pracy hybrydowej, ale w samej przestrzeni. Zanim firma podpisze kolejną umowę najmu albo zatwierdzi kolejny budżet na aranżację, warto odpowiedzieć sobie na jedno pytanie: jak nasze biuro działa przy każdym pojedynczym stanowisku pracy? To jest miejsce, gdzie codziennie rozstrzyga się decyzja pracownika o tym, czy przyjść." — Magdalena Zagrodnik, Co-owner i Partner w Walter Herz, liderka Akademii Najemcy

Podczas tegorocznej edycji Akademii Najemcy „Jedno biuro, wiele perspektyw" w przestrzeni wydarzenia stanęło modelowe stanowisko pracy, zaprojektowane przez partnerów: nie jako ekspozycja produktów, ale jako punkt wyjścia do rozmowy, którą wiele organizacji odkłada zbyt długo. Poniżej wnioski z tej rozmowy z danymi i konkretnymi wskazówkami do zabrania ze sobą.

Biuro nie działa, gdy jedno miejsce ma obsługiwać trzy sprzeczne potrzeby

Jeden z najczęstszych błędów przy projektowaniu przestrzeni biurowej nie dotyczy budżetu ani estetyki. Dotyczy założenia, że otwarta przestrzeń może jednocześnie obsługiwać pracę wymagającą skupienia, szybkie konsultacje w zespole i formalne spotkania wideo. To fizycznie się wyklucza — dlatego pracownicy wybierają dom, gdzie mogą kontrolować poziom bodźców. Dane są tu bezlitosne: 63% pracowników biurowych ma trudności z koncentracją z powodu hałasu w biurze (Jabra, 2024), a 36% wybiera pracę zdalną właśnie po to, żeby uciec od głośnego open space'u (Oscar Acoustics, 2025). Hałas przestał być kwestią komfortu, a stał się mierzalnym czynnikiem wpływającym na frekwencję.

Rozwiązaniem, jak podkreśla Agnieszka Ciunajtis (Sales Manager, CreoConcept), jest projektowanie oparte na równowadze: transparentne, a jednocześnie akustycznie zoptymalizowane przegrody pozwalają zachować kontakt wizualny bez utraty komfortu pracy. Szklane ściany akustyczne i drzwi umożliwiają elastyczne kształtowanie przestrzeni dopasowanej do różnych scenariuszy od głębokiego skupienia, przez poufne rozmowy, po pracę zespołową.

Joanna Musiał-Jarosz (Brand Manager, BAFEO) idzie krok dalej: akustyczne przegrody, sufity i panele z materiału ecoPET powinny być traktowane jako spójny system, a nie dekoracja. Ograniczenie pogłosu w bezpośrednim otoczeniu pracownika wpływa na jego koncentrację i poziom zmęczenia przez cały dzień pracy, a tym samym na gotowość do powrotu do biura następnego dnia.

Praktyczna wskazówka: warto na etapie projektowania powierzchni określić parametry akustyczne dla każdej strefy, jeszcze przed podpisaniem umowy najmu lub zatwierdzeniem projektu rearanżacji. Ogólny opis „strefy cichej" na rzucie to za mało.

Technologia, która nie przeszkadza i ergonomia, która faktycznie działa

W modelu hybrydowym każde stanowisko jest potencjalnym węzłem komunikacyjnym. Jakość tego doświadczenia ujawnia się dopiero wtedy, gdy coś nie działa: monitor stoi za nisko, słuchawki nie tłumią gwaru rozmów w przestrzeniach wspólnych, kable nie pasują. Agnieszka Linert (AV Experience Director, AVORA) zwraca uwagę, że kluczem jest spójność środowiska: laptop, monitor na regulowanym ramieniu, wysokiej jakości słuchawki muszą działać razem, nie obok siebie. Ergonomia konfiguracji — możliwość szybkiego dostosowania ustawień bez pomocy IT — bezpośrednio przekłada się na to, czy pracownik czuje, że biuro wspiera jego pracę, czy ją komplikuje.

Z perspektywy KRON International ergonomiczny fotel i biurko z elektryczną regulacją wysokości to dziś punkt wyjścia. Równie ważna jest edukacja użytkowników, bo nawet najlepszy sprzęt nie zadziała, jeśli nikt nie wie, jak w pełni z niego korzystać. Ewa Małek, New Business Manager w KRON International, zwraca też uwagę na aspekt organizacyjny: model hot desków, popularny jako optymalizacja kosztów powierzchni, może generować po stronie ludzkiej koszty, których nie widać w budżecie. Brak poczucia przynależności do miejsca i mniejszą motywację do regularnego powrotu. Badania Gensler (2024) to potwierdzają: w biurach opartych wyłącznie na hot deskach zaledwie 39% pracowników ocenia środowisko pracy jako komfortowe, podczas gdy w biurach z różnorodnymi strefami i możliwością wyboru miejsca — już 85%.

Praktyczna wskazówka: decyzja o modelu zarządzania stanowiskami powinna wynikać z analizy potrzeb zespołu, niewyłącznie z przelicznika metrów na pracownika. Dla HR to ważny argument: układ stanowisk bezpośrednio wpływa na zaangażowanie i frekwencję, czyli obszary, które HR mierzy, ale rzadko łączy z decyzjami administracyjnymi.

Światło w biurze - parametr, który przekłada się na wyniki 

Oświetlenie jest jednym z nielicznych parametrów środowiska pracy o bezpośrednim, udokumentowanym wpływie na fizjologię: rytm dobowy, koncentrację i zmęczenie wzroku. Według badań Lighting Europe wdrożenie systemu Human Centric Lighting zwiększa produktywność pracowników o 4,5% i redukuje liczbę błędów o 2%. Zoptymalizowane oświetlenie może poprawić wydajność kognitywną nawet o 20%. Patrycja Rutkowska-Boś, Sales Manager w TRILUX Polska podkreśla, że warto traktować oświetlenie biurowe jako narzędzie, nie infrastrukturę. Inteligentne systemy, takie jak LiveLink Premium, dynamicznie dostosowują barwę i intensywność światła do pory dnia, wspierając naturalny rytm pracy. Elastyczne rozwiązania, jak system Yonos, pozwalają dopasować oświetlenie do indywidualnych potrzeb użytkowników, bo statyczne, zbyt intensywne lub niedopasowane światło przez cały dzień działa jak przewlekły czynnik stresowy. Firmy, które traktują oświetlenie jako element polityki wellbeing, coraz częściej widzą jego wpływ na absencję i satysfakcję — w liczbach, nie tylko w odczuciach.

Praktyczna wskazówka: standard oświetlenia rzadko pojawia się w pierwszym zestawie wymagań przy planowaniu biura. Przy kolejnej rearanżacji lub zmianie lokalizacji warto poprosić o specyfikację systemu oświetleniowego z podziałem na strefy i pory dnia. Istotna jest różnica między oświetleniem spełniającym normę a oświetleniem, które faktycznie wspiera pracę. 

Zieleń w biurze: niski próg wejścia, mierzalny efekt 

Żywa roślinność bywa traktowana jako element dekoracyjny. Dane mówią inaczej. Pracownicy z dostępem do naturalnego światła i widokiem na zieleń raportują o 18% mniej dni chorobowych (UK Green Building Council). Według wyliczeń Terrapin Bright Green organizacje mogą zaoszczędzić ok. 2 000 USD na pracownika rocznie wyłącznie dzięki redukcji absencji w biurach z elementami biophilic design. Kinga Dzwonnik, Dyrektor Zarządzająca w Kwiaty dla biura podkreśla, że roślinność w bezpośrednim otoczeniu pracownika wpływa na jakość powietrza, obniża poziom kortyzolu i tworzy naturalne punkty regeneracji wzroku. Szczególnie ważne przy wielogodzinnej pracy przy monitorze. Dobrze rozmieszczona zieleń pełni też funkcję naturalnej bariery akustycznej i wizualnego separatora stref, co czyni ją rozwiązaniem działającym na kilku poziomach jednocześnie.

Praktyczna wskazówka: zieleń najczęściej pojawia się w rozmowach o biurze jako ostatnia, po meblach, technologii i oświetleniu. To błąd logistyczny. Rośliny wymagają planowania: dostępu do światła, miejsca na donice, systemu nawadniania. Jeśli wejdą do projektu zbyt późno, lądują tam, gdzie zostało miejsce — zamiast tam, gdzie mogą faktycznie działać.

Jak uzasadnić inwestycję w jakość stanowiska pracy — argumenty do rozmowy z zarządem

Dla osoby, która planuje zmianę biura lub rearanżację, największym wyzwaniem często nie jest wybór rozwiązań, ale uzasadnienie ich kosztu wewnętrznie. Argumentacja oparta na komforcie rzadko wystarcza. Oparta na danych jest znacznie mocniejsza.

Kilka liczb, które warto mieć przy sobie:

Rotacja pracowników kosztuje. Koszt odejścia jednej osoby to średnio 50–200% jej rocznego wynagrodzenia (SHRM). Jeśli lepsza przestrzeń zatrzyma choćby kilka osób rocznie, inwestycja w jakość stanowisk zwraca się szybciej niż większość działań HR.

Absencja związana z hałasem, złym oświetleniem i brakiem komfortu ma policzalny koszt — ale i policzalne rozwiązania. To jeden z niewielu obszarów, gdzie decyzja administracyjna ma bezpośrednio przełożenie na wskaźniki, które interesują CFO.

Biuro, które nie przyciąga pracowników, generuje ukryte koszty: pustostany, które firma i tak opłaca, niska frekwencja na spotkaniach wymagających obecności, erozja kultury organizacyjnej. To argumenty, które łączą perspektywę HR z perspektywą finansową — i dlatego działają w rozmowie z zarządem.

W projektach biurowych, które prowadzimy, pytania o jakość środowiska pracy pojawiają się najczęściej wtedy, gdy organizacja jest już w trakcie procesu i podpisuje umowę, zatwierdza budżet na aranżację, wybiera generalnego wykonawcę. Często jest to za późno, żeby zmienić coś fundamentalnego. Dlatego w Walter Herz zależy nam, żeby rozmowa o tym, jak biuro ma pracować na ludzi i na organizację, zaczynała się znacznie wcześniej — zanim zapytamy o metraż, lokalizację i stawki. Akademia Najemcy jest jedną z przestrzeni, gdzie ta rozmowa może się odbyć.

Chcecie ocenić, czy Wasze obecne biuro wspiera efektywność i politykę pracy hybrydowej? Możemy zacząć od krótkiej rozmowy. Skontaktujcie się z ekspertem Walter Herz ds. strategii biurowej.

Źródła: Oscar Acoustics, Noisy Workspace Report 2025 | Jabra, Making the Workplace Sound Better 2024 | Lighting Europe, Human Centric Lighting Study | UK Green Building Council, Health, Wellbeing & Productivity in Offices | Terrapin Bright Green, Economics of Biophilia 2023 | Gensler, Global Workplace Survey 2024