Case study Cornerstone onDemand (Saba)

Kluczowe było porównanie scenariuszy relokacji i pozostania w obecnym biurze pod kątem finansowym, organizacyjnym i wizerunkowym. Dodatkowym wyzwaniem były kwestie techniczne w dotychczasowej przestrzeni, w tym problemy z klimatyzacją, które wpływały na komfort pracy i wymagały zmiany jakościowej. Jednocześnie nowa siedziba miała utrzymać centralną lokalizację i zapewnić standard, który będzie wspierał funkcjonowanie zespołu w długim horyzoncie czasowym.

Zaczęliśmy od opracowania wytycznych do programu użytkowego, obejmujących funkcje biura, sposób pracy i potrzeby powierzchniowe, oraz od przygotowania wytycznych technicznych niezbędnych do rzetelnych wycen. Następnie zbudowaliśmy scenariusze działania, przygotowaliśmy krótką listę obiektów i przeprowadziliśmy analizy porównawcze warunków finansowych oraz terminów, uzupełnione o spotkania i prezentacje w wybranych lokalizacjach. Równolegle zorganizowaliśmy przetargi na partnerów, w tym firmę meblarską, przeprowadzkową oraz partnera odpowiedzialnego za design biura, porównując oferty cenowo i jakościowo oraz rekomendując rozwiązanie dopasowane do standardu i budżetu. Koordynowaliśmy ustalenia warunków umowy najmu i weryfikację zapisów zabezpieczających interesy klienta, a następnie analizowaliśmy i uzgadnialiśmy koszty prac wykończeniowych, proponując rozwiązania zamienne i pilnując wykonalności. Na etapie realizacji uczestniczyliśmy w odbiorach, prowadziliśmy listy usterek i nadzorowaliśmy ich usunięcie aż do finalnego przekazania powierzchni.

Klient podjął decyzję lokalizacyjną w oparciu o przygotowane przez nas porównywalne dane i scenariusze, a nie wyłącznie subiektywne wrażenia. Uzyskał nowoczesne biuro klasy A w centralnej lokalizacji Krakowa, z poprawą warunków pracy i rozwiązaniem problemów technicznych, które obciążały funkcjonowanie poprzedniej siedziby. Dzięki kontroli kosztów fit out i sprawnie przeprowadzonemu wyborowi partnerów klient zyskał przewidywalność budżetu i harmonogramu, a zespół mógł skupić się na działalności operacyjnej zamiast koordynować przetargi, wyceny i odbiory. Po kilku latach Cornerstone OnDemand ponownie powierzył nam proces, tym razem renegocjacji umowy najmu, co było naturalną kontynuacją współpracy opartej na zaufaniu i satysfakcji z wcześniejszego projektu.