Aktualności rynku nieruchomości

Ile wynosi prowizja biura nieruchomości przy wynajmie

Prowizja za wynajem nie ma jednej, ustawowej stawki. Na rynku mieszkaniowym najczęściej stanowi równowartość od 50% do 100% miesięcznego czynszu najmu, zwykle powiększoną o VAT. Przy najmie biura lub magazynu wynagrodzenie doradcy jest zwykle ustalane indywidualnie i standardowo pokrywa je właściciel obiektu.

Prowizja to wynagrodzenie pośrednika albo doradcy za doprowadzenie do zawarcia umowy najmu oraz obsługę procesu transakcyjnego. Jej wysokość, strona zobowiązana do zapłaty oraz moment rozliczenia powinny wynikać z umowy pośrednictwa lub odrębnego porozumienia między uczestnikami transakcji. Polskie prawo nie określa jednej obowiązkowej stawki prowizji.

W praktyce różnica między rynkiem mieszkań a rynkiem nieruchomości komercyjnych jest znacząca. Przy najmie mieszkania pośrednik często działa dla jednej strony lub pobiera wynagrodzenie od obu stron. W transakcji najmu biura doradca reprezentujący najemcę pracuje na rzecz firmy poszukującej powierzchni, lecz jego wynagrodzenie zazwyczaj wypłaca właściciel budynku po podpisaniu umowy najmu.

Wskazane widełki mieszkaniowe opisują rozpowszechnioną praktykę rynkową, a nie taryfikator ustawowy. Ostateczna kwota zależy od miasta, wartości czynszu, zakresu pracy agencji, dostępności lokalu i tego, czy pośrednik reprezentuje jedną, czy dwie strony.

Przy najmie biur prowizja nie jest zwykle kalkulowana jako procent jednego miesięcznego czynszu. Strony mogą ustalić ją jako część wartości czynszu bazowego należnego za cały okres obowiązywania umowy. Dlatego umowa na 5 lub 7 lat wymaga innego nakładu pracy i ma inną ekonomię niż najem mieszkania na 12 miesięcy.

Na wysokość wynagrodzenia doradcy wpływają w szczególności:

• wielkość wynajmowanej powierzchni;
• lokalizacja i liczba analizowanych budynków;
• długość umowy najmu oraz opcje przedłużenia;
• zakres negocjacji handlowych i prawnych;
• potrzeba przeprowadzenia przetargu między właścicielami;
• negocjowanie wkładu wynajmującego w aranżację powierzchni;
• termin, w którym firma musi rozpocząć działalność w nowej lokalizacji;
• stopień złożoności decyzji, na przykład podnajem, relokacja lub konsolidacja kilku siedzib.

Przy porównywaniu ofert nie warto oceniać wyłącznie samej prowizji. Dla najemcy ważniejszy jest całkowity koszt zobowiązania umownego. Obejmuje on czynsz bazowy, opłatę eksploatacyjną (service charge), media, miejsca parkingowe, indeksację czynszu, koszty aranżacji oraz zobowiązania przy zwrocie powierzchni.

Kto płaci prowizję - najemca czy wynajmujący

To, kto płaci prowizję przy wynajmie, wynika z umowy oraz modelu reprezentacji. Najemca mieszkania często sam pokrywa koszt pośrednika. Na rynku biurowym i magazynowym wynagrodzenie doradcy reprezentującego najemcę standardowo płaci właściciel nieruchomości, o ile strony nie uzgodnią inaczej. Nie ma przepisu, który automatycznie obciąża prowizją najemcę lub wynajmującego. Strony korzystają tu z zasady swobody umów określonej w art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Umowa pośrednictwa musi mieć formę pisemną lub elektroniczną pod rygorem nieważności, zgodnie z art. 180 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Dla zarządu firmy kluczowe jest ustalenie, czy doradca ma mandat od najemcy, wynajmującego czy obu stron. Te role nie są tożsame. Doradca właściciela odpowiada za komercjalizację budynku i realizację interesu właściciela. Doradca najemcy porównuje dostępne opcje i prowadzi negocjacje po stronie firmy poszukującej powierzchni.

W praktyce rynek komercyjny rozlicza te role odmiennie niż rynek mieszkaniowy. Właściciel biurowca uwzględnia koszt pozyskania najemcy w budżecie komercjalizacji. Nie oznacza to jednak, że najemca powinien pominąć warunki finansowania procesu. Powinien otrzymać jasną informację, kto wynagradza doradcę i czy istnieją okoliczności mogące wpływać na niezależność rekomendacji.

Prowizja na rynku biurowym - model reprezentacji najemcy

Reprezentacja najemcy to usługa doradcza, w której agent działa na podstawie mandatu firmy poszukującej biura. Doradca organizuje proces wyboru lokalizacji, porównuje oferty i negocjuje warunki najmu. Zwykle otrzymuje wynagrodzenie od właściciela wybranego budynku, dlatego najemca nie ponosi odrębnej prowizji.

Taki model jest powszechny przy najmie powierzchni biurowych, zwłaszcza w transakcjach obejmujących kilkaset lub kilka tysięcy metrów kwadratowych. Wynagrodzenie jest należne po spełnieniu warunków określonych między właścicielem a doradcą, najczęściej po podpisaniu umowy najmu. Najemca nie powinien zakładać, że model jest identyczny w każdej sytuacji. Potwierdzenie zasad rozliczenia przed rozpoczęciem procesu chroni obie strony.

W interesie najemcy leży, aby mandat precyzyjnie określał:

• obszar poszukiwań, na przykład Centrum, Wola, Mokotów lub Służewiec w Warszawie;
• minimalną i maksymalną powierzchnię;
• planowany termin rozpoczęcia najmu;
• wymagania techniczne, standard budynku i certyfikację;
• budżet całkowity, a nie wyłącznie czynsz bazowy;
• osoby uprawnione do podejmowania decyzji;
• zasady poufności oraz sposób raportowania ofert;
• ewentualne ograniczenia dotyczące budynków już analizowanych przez firmę.

Firma poszukująca 1 500 mkw. w Warszawie powinna zwykle porównać nie pojedynczą ofertę, lecz warunki dostępne w kilku porównywalnych obiektach. Sama znajomość stawek ofertowych nie wystarczy. Różnicę w całkowitym koszcie mogą tworzyć okresy zwolnienia z czynszu, wkład właściciela w wykończenie, udział w kosztach przywrócenia powierzchni do stanu pierwotnego oraz mechanizm indeksacji.

Reprezentacja najemcy porządkuje ten proces po stronie firmy. Jej celem nie jest wyłącznie znalezienie wolnego modułu, lecz wypracowanie warunków, które można porównać w jednym modelu finansowym.

Co obejmuje wynagrodzenie doradcy

Zakres wynagrodzenia doradcy powinien być opisany przed rozpoczęciem projektu. W transakcji biurowej praca nie kończy się na przesłaniu listy budynków. Największa wartość powstaje przy porównaniu warunków, przygotowaniu negocjacji i kontroli terminów.

Typowy zakres pracy obejmuje analizę potrzeb firmy, rozeznanie rynku, przygotowanie krótkiej listy lokalizacji, organizację prezentacji oraz zebranie ofert od właścicieli. Doradca porównuje następnie warunki w jednolitej tabeli. Dzięki temu zarząd może ocenić koszt każdego wariantu w całym okresie umowy, a nie tylko na podstawie stawki wyjściowej.

W ramach procesu doradca może również:

• opracować koncepcję układu powierzchni, aby sprawdzić, czy deklarowany metraż rzeczywiście mieści zespół;
• zebrać dane o opłatach eksploatacyjnych, parkingach, dostępności transportu i planowanych zmianach w otoczeniu;
• przygotować zapytanie ofertowe dla właścicieli;
• prowadzić negocjacje czynszu, okresu zwolnienia z czynszu, wkładu w aranżację i zabezpieczeń;
• koordynować wymianę dokumentów z działem prawnym, finansowym, administracją oraz zespołem odpowiedzialnym za aranżację;
• wspierać ustalenie harmonogramu przeprowadzki i rozpoczęcia prac w lokalu.

Doradca nie zastępuje prawnika firmy ani nie wydaje opinii prawnej. Może natomiast pomóc przygotować listę zagadnień do negocjacji i zadbać o to, aby warunki handlowe uzgodnione w ofercie zostały poprawnie odzwierciedlone w projekcie umowy.

Po podpisaniu umowy często rozpoczyna się etap aranżacji. Wkład wynajmującego może częściowo pokrywać koszt prac, ale nie zwalnia najemcy z kontroli budżetu, zakresu i harmonogramu. Zależności między umową najmu a pracami w lokalu opisuje materiał o wykończeniu i aranżacji powierzchni.

Prowizja a wartość - kiedy doradca się zwraca

Zaangażowanie doradcy zwraca się wtedy, gdy poprawia warunki umowy w stopniu większym niż koszt jego udziału w transakcji. W modelu reprezentacji najemcy koszt doradcy najczęściej pokrywa właściciel, lecz firma nadal powinna mierzyć efekt w wartości wynegocjowanych warunków i ograniczeniu ryzyka.

Rozważmy modelową sytuację. Firma potrzebuje 1 000 mkw. biura na pięć lat. Czynsz bazowy wynosi 20 EUR za mkw. miesięcznie. Łączna wartość czynszu bazowego przed indeksacją wynosi 1 200 000 EUR:

1 000 mkw. × 20 EUR × 60 miesięcy = 1 200 000 EUR

Jeśli w toku negocjacji firma uzyska dodatkowy jeden miesiąc zwolnienia z czynszu, wartość tej zachęty wynosi 20 000 EUR. Dodatkowe 50 EUR na mkw. wkładu właściciela w aranżację oznacza kolejne 50 000 EUR. Te dwa elementy dają łącznie 70 000 EUR wartości ekonomicznej przed uwzględnieniem opłat eksploatacyjnych, podatków i kosztu finansowania.

To przykład obliczeniowy, a nie stawka rynkowa. Pokazuje jednak, dlaczego porównywanie wyłącznie czynszu wyjściowego prowadzi do błędnych wniosków. Właściciel może utrzymać czynsz, lecz zaoferować większy budżet na wykończenie. Inny może obniżyć czynsz, ale skrócić okres zwolnienia z czynszu lub wymagać wysokiego zabezpieczenia.

Przed wyborem biura warto porównać co najmniej następujące elementy:

W przypadku przedłużenia istniejącej umowy mechanizm wynagrodzenia doradcy oraz potencjał negocjacyjny mogą być inne niż przy relokacji. Firma powinna rozpocząć analizę odpowiednio wcześnie, zanim właściciel uzyska przewagę wynikającą z krótkiego terminu do wygaśnięcia umowy.

Kolejny krok

Przed rozpoczęciem poszukiwania biura warto ustalić mandat doradcy, źródło jego wynagrodzenia oraz zakres odpowiedzialności za proces. Warto też przygotować budżet całkowity oraz harmonogram decyzji, szczególnie gdy umowa obecnej siedziby wygasa w ciągu najbliższych kilkunastu miesięcy. Informacje o procesie i zakresie wsparcia przedstawia strona reprezentacji najemcy. Rozmowę z doradcą warto rozpocząć od potwierdzenia modelu rozliczenia dla konkretnej transakcji.

Autor: Kamil Kowalewski