Biura przyszłości. Trendy, które zmieniają rynek biurowy w Polsce
Globalne przekształcenia ekonomiczne i gospodarcze wpływają na sposób funkcjonowania firm oraz miejsca pracy, sprawiając, że na znaczeniu zyskują wygodne i atrakcyjne biura, które zapewniają użytkownikom przyjazne środowisko i efektywne rozwiązania technologiczne. Analiza przygotowana przez firmę doradczą Walter Herz opisuje wiodące trendy, determinujące kierunek rozwoju rynku biurowego w Polsce.
Raport „25 trendów, które zmienią Twoje biuro w 2025 roku” opracowany przez Walter Herz, we współpracy z ekspertami z firm Workplace, ISS Polska, DECISIVE Szmigiel, Papros, Gregorczyk oraz Brill AV Media naświetla główne faktory zmian, zachodzących w sektorze biurowym, które są związane m.in. nowymi koncepcjami projektowania przestrzeni do pracy, wykorzystaniem nowoczesnych technologii w biurach, efektywnym zarządzaniem powierzchnią oraz nowymi zapisami prawnymi zabezpieczającymi najemców. Bazą opracowania jest dogłębna analiza rynku, wyników aktualnych badań oraz wniosków zebranych na podstawie licznych projektów prowadzonych przez firmy.
– Analiza opisuje trendy, jakie możemy obserwować na rynku biurowym w Polsce, które mają największy wpływ na jego przyszłość. Mówi o zwrocie, jaki przyniósł sektorowi wiatr zmian. Zawarte w raporcie kompendium wiedzy, może stanowić inspirację do tworzenia efektywnych i optymalnych kosztowo przestrzeni biurowych, które są odpowiedzią na nowy system pracy i wymagania stawiane przez pracowników firm. W opracowaniu można znaleźć informacje o innowacjach w projektowaniu i zarządzaniu przestrzenią oraz rozwiązaniach technologicznych wchodzących do biur i przeczytać o nowych zapisach wprowadzanych do umów, które zabezpieczają najemców w przypadku nieplanowanych zmian – mówi Mateusz Strzelecki, Partner/Head of Tenant Representation w Walter Herz.
Rynek biur
Wśród głównych trendów, które kształtują dzisiejszy rynek biurowy, Jarosław Zdzitowiecki, szef oddziału Walter Herz w Trójmieście wymienia # Jakość powierzchni, zamiast jej wielkości, # Biuro w funkcji social hubu, # Ograniczoną podaż nowych inwestycji biurowych, # Rosnące koszty fit-out’ów i service charges oraz # Podnajmy.
– Upowszechnienie się pracy hybrydowej sprawia, że zarówno w przypadku relokacji, jak i wynajmu nowych biur nasila się tendencja związana z wyborem przez najemców mniejszych powierzchni w porównaniu z wynajmowanymi w latach poprzednich oraz koncentrowanie się firm na budynkach oferujących wysoką jakość, zlokalizowanych atrakcyjnym otoczeniu, w centralnych częściach miast. Biura nie muszą być duże, ale na pewno komfortowe, usytuowane w miejscach zapewniającym świetną komunikację, by zachęcały do powrotu do pracy stacjonarnej. W tym kontekście także coraz większą popularnością cieszą się projekty mixed-use, które łączą funkcje biurowe, handlowe i mieszkaniowe, oferując tym samym dostęp do różnych usług i udogodnień w miejscu pracy – przyznaje Jarosław Zdzitowiecki.
Biura stają się dziś przede wszystkim miejscem spotkań, budowania relacji, ducha zespołu i atmosfery w firmie. Przestrzenią, która dzięki odpowiedniej aranżacji, sprzyja integracji zespołowej. Pracodawcy bardzo świadomie, przy zaangażowaniu pracowników w proces projektowy tworzą wspólnie przyjazne środowisko pracy. Miejsca, do których ludzie chętnie przychodzą pracować, uczestniczyć w firmowym życiu oraz odpoczywać w aranżowanych strefach relaksu i fitness.
Charakterystycznym zjawiskiem dla rynku biurowego jest niska podaż nowej powierzchni, a to oznacza, że coraz trudniej o dobry, przyciągający pracowników adres. Wysokie koszty realizacji i finansowania projektów przy mniejszym zapotrzebowaniu na powierzchnie sprawia, że deweloperzy wstrzymują budowę projektów. Nowych inwestycji jest ograniczona ilość, co powoduje, że popyt na najlepsze powierzchnie w centrach miast przewyższa podaż. A to może prowadzić do wzrostu stawek czynszowych.
Wyzwaniem dla uczestników rynku są rosnące koszty fit-out’ów i service charges. Firmy potrzebują transparentnych ofert, ściśle odpowiadających ich założeniom budżetowym. Utrwala się także tendencja do ograniczania kosztów związanych z wykończeniem i aranżacją nowych biur, co skutkuje rosnącym udziałem renegocjacji w strukturze najmu.
Widoczne jest również poszukiwanie przez najemców możliwości zoptymalizowania i kontroli opłat eksploatacyjnych, związanych z utrzymaniem powierzchni. Optymalizacja powierzchni zajmowanej przez firmy oraz korekta zatrudnienia w niektórych branżach powoduje, że na rynku zwiększa się oferta podnajmu biur, konkurencyjna ekonomicznie w porównaniu ze standardowym wynajmem.
Design
Mocno zmienia się również biurowy design i profil funkcjonalny miejsc pracy. Główne tendencje, związane z aranżacją powierzchni w raporcie „25 trendów, które zmienią Twoje biuro w 2025 roku” definiuje Bogusz Parzyszek, CEO i założyciel firmy Workplace, która jest rynkowym liderem w zakresie projektowania środowisk pracy gotowych na przyszłość i jedną z najbardziej nagradzanych firm za innowacyjne rozwiązania oraz tworzenie wyjątkowych biur.
– Wiodący trend w aranżacji biur ma związek z potrzebą budowania kultury firmy i świadomym kształtowaniem społecznych i organizacyjnych aspektów środowiska pracy. Projektowana przestrzeń ma skutecznie animować społeczność pracowniczą, dzięki tworzeniu odpowiednich warunków, które sprzyjają integracji i współpracy – wyjaśnia Bogusz Parzyszek. - Inkluzywna przestrzeń biurowa ma odpowiadać różnym potrzebom zespołu i oferować strefy dostosowane do różnych stylów pracy. Przestrzeń kreowana w biurach powinna sprzyjać dobremu samopoczuciu pracowników oraz tworzyć więcej okazji do spotkań – dodaje.
Bazą procesów projektowych staje się eksperymentowanie. Chodzi, zarówno o dostosowywanie miejsc pracy do zmieniającego się otoczenia biznesowego, jak i specyficznych wymagań i celów biznesowych danej organizacji. Jednym z kierunków jest wdrażanie wytycznych neuronaukowych w aranżacji wnętrz, co służy regeneracji psychiczno-fizycznej poprzez design i zastosowane udogodnienia oraz wspiera dobrostan pracowników. Coraz większy nacisk kładzie się przy tym na ekologiczne materiały i technologie, m.in. poprawiające jakość powietrza i zdrowie użytkowników biur. Do wnętrz wkraczają elastyczne, szybko modyfikowalne rozwiązania.
Azymut projektantom wyznacza zmiana narracji i podejścia do projektowania biur. Miejsca pracy dostosowuje się do potrzeb osób, które regularnie korzystają z biur i jednocześnie zarzucane próby przyciągnięcia do nich wszystkich pracowników. Odchodzi się od uniwersalnych rozwiązań na rzecz takich, które odpowiadają potrzebom konkretnych grup, co prowadzi do tworzenia dedykowanych stref dla różnych zespołów lub rodzajów pracy.
W biurach rządzą zasady ESG i zrównoważonego rozwoju. Tym samym projektowanie są mniejsze, ale bardziej efektywne i energooszczędne powierzchnie.
– Do optymalizacji przestrzeni biurowych i poprawy ich efektywności operacyjnej wykorzystywane są zaawansowane technologie oparte na analityce danych i modeli obliczeniowych. Inteligentne zarządzanie miejscami pracy z udziałem na przykład systemów rezerwacyjnych, czytających rzeczywiste wykorzystanie powierzchni, zwiększa efektywność i redukuje marnotrawstwo zasobów. Integracja sensorów i urządzeń IoT w przestrzeniach biurowych przynosi komfort pracy i oszczędności. Umożliwia automatyczne sterowanie systemami HVAC (ogrzewanie, wentylacja, klimatyzacja) oraz oświetleniem. Zaawansowane platformy analityczne umożliwiają natomiast przetwarzanie i analizowanie danych, dzięki czemu można tworzyć modele predykcyjne, które sprawdzają się w planowaniu przestrzeni biurowych, pomagają np. w optymalnym rozmieszczeniu biurek, sal konferencyjnych i stref relaksu, a w rezultacie tworzeniu bardziej efektywnych i przyjaznych miejsc pracy – informuje Bogusz Parzyszek.
Produktywna innowacyjność jest natomiast trendem opartym na przekonaniu, że dobrze zaprojektowana przestrzeń powinna sprzyjać osiąganiu stanu umysłu określanego jako produktywno-innowacyjny. Aby to osiągnąć, projekt aranżacji powinien uwzględniać realizację takich kategorii jak, budowanie poczucia przynależności do społeczności w organizacji, tworzenie przestrzeni do głębokiego skupienia, miejsc wspierających współpracę oraz stref wypoczynku.
Fit-out and build
Wyznaczniki nowoczesnego fit-out’u wymienia w raporcie Alicja Muszalska, architektka w zespole Capital Projects w firmie ISS, która jest liderem w zakresie Facility Management, tworzenia przyjaznych miejsc pracy i kompleksowego zarządzania obiektami. Jako podstawę nowoczesnego fit-outu biurowego Alicja Muszalska wskazuje # Trwałość, # Umiar i # Użyteczność. Wśród najbardziej widocznych trendów znalazły się też # Butikowe biura i # Zarządzanie paradoksem.
Trwałość oznacza tu projektowanie przestrzeni objętych długoterminowymi umowami najmu, z wykorzystaniem materiałów i elementów wyposażenia o wysokiej trwałości i jakości oraz materiałów pochodzących z recyklingu, czego fundamentem jest dbałość o środowisko i reguły ESG.
Umiar to tworzenie przestrzeni, które kosztowo i środowiskowo będą efektywne, zarówno na etapie realizacji, jak i użytkowania, co oznacza m. in. wykorzystanie i modyfikację istniejących mebli przy relokacji biura, recykling materiałów, wykorzystanie rozwiązań ograniczających zużycie mediów i systemów BMS oraz IOT. Wiąże się z tym także projektowanie wielofunkcyjnych, butikowych biur, wyposażonych w najwyższej jakości sprzęt AV, zgodnie z założeniem mniej, ale lepiej.
Użyteczność to trend regulujący kwestie socjalne, które są kluczowe dla młodego pokolenia, jak różnorodność i inkluzywność. Polityka DEI (Diversity, Equity and Inclusion) ukierunkowuje projektowanie miejsc pracy tak, by ich funkcjonalność sprzyjała budowaniu więzów społecznych w różnorodnych grupach i całym zespole.
Zarządzanie paradoksem to z kolei poszukiwanie złotego środka, by niwelować konflikty interesów z obszaru zarządzania doświadczeniem użytkowników biur, kiedy aspekt społeczny staje w opozycji do środowiskowego. Jak na przykład zapewnienie kilku typów mleka, co może skutkować marnotrawstwem.
Technologia
W planowaniu biur kluczowa jest technologia. Najnowocześniejsze rozwiązania wdrażane w biurach opisuje w raporcie Cezary Gromko, AV Integrations Account Manager w firmie Brill AV Media, która doradza i wdraża profesjonalne rozwiązania audiowizualne dla przestrzeni biznesowych oraz obiektów użyteczności publicznej i oferuje kompleksowe usługi w zakresie stałych instalacji audiowizualnych, w tym systemy wideokonferencyjne, digital signage, profesjonalne monitory i projektory oraz systemy nagłośnieniowe, a także rozwiązania do rezerwacji i sterowania przestrzeniami.
Cezary Gromko zauważa, że jednym z najszybciej rozwijających się trendów związanych z realizacją projektów w obszarze aranżacji przestrzeni biurowych jest integracja studiów podcastowych. – Firmy dostrzegają ogromne korzyści płynące z wprowadzenia rozwiązań, wykraczających poza tradycyjne zastosowania technologii AV. Studia podcastowe znacznie poprawiają komunikację wewnętrzną w organizacjach, stanowiąc jednocześnie atrakcyjny benefit dla pracowników. Podcasty streamowane zewnętrzne mogą być wykorzystywane jako część strategii content marketingowej firmy – przyznaje.
Innym rozwiązaniem wprowadzanym do biur są monitory interaktywne, które znacząco zwiększają kreatywność podczas pracy projektowej. Pozwalają wizualizować pomysły. Umożliwiają wspólną pracę nad dokumentami, prezentacjami i grafikami w czasie rzeczywistym. Możliwość integracji z chmurą, pozwala natomiast na łatwe udostępnianie i zapisywanie wyników pracy.
Technologia USB-C umożliwia z kolei połączenie biurowych laptopów, monitorów, zasilania, a nawet akcesoriów peryferyjnych za pomocą jednego kabla i pozostawienie „czystego stołu”. Jedno połączenie USB-C może obsługiwać przesyłanie danych, zasilanie, a także przesyłanie wideo i audio.
Rozwój technologii LED oraz miniaturyzacja urządzeń sprawiają, że nowoczesne rozwiązania audio-video w biurach są nie tylko bardziej wydajne, ale również bardziej dyskretne i estetyczne. Tendencja do redukcji rozmiarów urządzeń, takich jak projektory, głośniki czy kamery, umożliwia ich łatwą integrację z różnymi elementami wyposażenia biurowego, bez zaburzania stylistyki wnętrz.
Interaktywne przestrzenie w strefach relaksu to kolejny trend w tworzenia innowacyjnych miejsc pracy. Dzięki zaawansowanym technologiom, takim jak interaktywne podłogi, ściany czy stoły, pracownicy mogą angażować się w różnorodne, kreatywne formy rozrywki i edukacji.
Zapisy prawne umów
O nowych zapisach w umowach, zabezpieczające najemców biur mówi w raporcie Andrzej Szmigiel, Partner w spółce prawniczej DECISIVE Szmigiel, Papros, Gregorczyk, która oferuje wsparcie przede wszystkim w zakresie zagadnień rynku nieruchomości i budowlanego oraz procesów sądowych. Do nowych postanowień w zawieranych umowach najmu należy m.in. klauzule siły wyższej w kontekście konfliktu w Ukrainie, klauzule antyrosyjskie i inne, zielone klauzule oraz zapisy związane z zarządzaniem kosztami energii oraz zobowiązania zabezpieczające poziom usług świadczonych przez wynajmujących.
Nowością w umowach najmu są klauzule dotyczące Service Level Agreement, które zabezpieczają poziom usług świadczonych przez wynajmujących. Jeszcze kilka lat temu nie do pomyślenia było, aby instytucjonalni wynajmujący zgadzali się na zapisy dotyczące należytego poziomu usług świadczonych w budynku, w tym usuwania wad i usterek w przedmiocie najmu. Teraz tego rodzaju klauzule stają się coraz bardziej powszechne.
W umowach najmu coraz częściej pojawiają się również klauzule wymagające od wynajmujących posiadania i utrzymania odpowiednich certyfikatów dla budynków, stosowania energooszczędnych rozwiązań i zielonej energii oraz podążania za trendami w zakresie ograniczania zużycia energii, wody, gospodarowania odpadami, a także wpływu na środowisko.
Drastyczny wzrost cen energii elektrycznej spowodował, że jej zużycie stanowi obecnie jeden z najważniejszych elementów kosztowych w umowach najmu. Coraz więcej najemców stara się więc wprowadzać klauzule umożliwiające negocjowanie indywidualnych umów na dostawę energii oraz zapewnienie technicznych możliwości do samodzielności w tym zakresie.
Ostatnie doświadczenia, jak pandemia czy wojna w Ukrainie sprawiają, że umowach najmów, szczególnie tych długoterminowych, które wiążą się z istotnymi nakładami i pracami wykończeniowymi oraz kontraktach zawieranych na etapie budowy budynków strony coraz większą wagę przykładają do precyzyjnego zdefiniowania i uwzględnienia kwestii siły wyższej, biorąc pod uwagę możliwy rozwój wydarzeń na świecie.
W związku z narastającymi konfliktami zbrojnymi oraz agresywnymi działaniami reżimów totalitarnych, zarówno rząd USA, jak i Unia Europejska wprowadziły szereg sankcji ograniczających współpracę z określonymi podmiotami z tych krajów lub z nimi ściśle powiązanymi. Wiele instytucji międzynarodowych zobligowanych jest do tego, by w swojej działalności nie mieć żadnych powiązań z podmiotami objętymi sankcjami. W efekcie w umowach coraz częściej pojawiają się klauzule, które dotyczą tej kwestii.
Pełny raport do pobrania dostępny jest na stronie: https://raport25.walterherz.com/
