Biuro z sensem – wspólna misja HR i administracji

Nowe oblicze biura: strategia, nie tylko przestrzeń

Środowisko pracy w ostatnim czasie zmienia się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Hybrydowy model, automatyzacja procesów, rosnące znaczenie wellbeingu i potrzeba budowania wspólnej tożsamości zespołów – wszystko to sprawia, że biuro przestaje być tylko miejscem wykonywania obowiązków. Staje się doświadczeniem, przestrzenią spotkań i integracji, a także narzędziem wspierającym strategię organizacji.

Tworzenie takiego środowiska wymaga ścisłej współpracy między administracją a działami HR. To one wspólnie odpowiadają za to, by biuro było miejscem, które nie tylko spełnia swoją funkcję operacyjną, ale przede wszystkim motywuje, wspiera i inspiruje ludzi.

Synergia dwóch światów – fundament sukcesu

Jeszcze kilka lat temu projektowanie biura było domeną administracji, a HR odpowiadał za rozwój ludzi i kulturę organizacyjną. Dziś te obszary się przenikają. Fizyczna przestrzeń i doświadczenia pracowników są ze sobą nierozerwalnie związane, dlatego wspólne działania stają się kluczem do sukcesu.

Współczesne biuro nie powstaje już „po stronie administracji” ani „po stronie HR-u”. Obie funkcje zaczynają działać w porozumieniu, wspólnie definiując, czym naprawdę jest miejsce pracy – zarówno fizycznie, jak i kulturowo. Ich współpraca opiera się na szeregu komplementarnych obszarów, które razem tworzą zrównoważone, funkcjonalne i angażujące środowisko pracy.

Przestrzeń zaprojektowana wokół potrzeb pracowników

To HR jest najbliżej ludzi – wie, co ich motywuje, co przeszkadza w codziennej pracy, jak zmieniają się ich oczekiwania wobec miejsca pracy. Na podstawie badań zaangażowania, rozmów feedbackowych czy analizy retencji pracowników powstają konkretne potrzeby. Administracja, znając możliwości techniczne i budżetowe, przekłada je na język przestrzeni. W efekcie biura stają się bardziej ergonomiczne, a obok sal konferencyjnych pojawiają się strefy relaksu, kabiny do pracy w skupieniu czy przestrzenie coworkingowe do spontanicznych spotkań zespołów. To nie tylko zmiana w estetyce – to ukierunkowanie projektowania na realne funkcje, które wspierają dobrostan i efektywność.

Nowa jakość pracy hybrydowej

Model hybrydowy to dziś standard, ale jego skuteczne wdrożenie wymaga synchronizacji dwóch światów. HR odpowiada za tworzenie ram formalnych – polityk pracy zdalnej, procedur onboardingu na odległość, zasad rozliczania efektów pracy. Z kolei administracja projektuje rozwiązania techniczne i przestrzenne, które pozwalają ten model zrealizować w praktyce – od systemów rezerwacji biurek, przez dostęp do narzędzi IT, aż po planowanie rotacji zespołów. Efektem jest biuro, które jest gotowe na płynność – może działać zarówno w pełnym obłożeniu, jak i w trybie dynamicznego dostępu.

Wellbeing i środowisko wspierające zdrowie

Obie funkcje łączą siły również tam, gdzie chodzi o zdrowie – zarówno psychiczne, jak i fizyczne. HR wprowadza programy wellbeingowe: od wsparcia psychologicznego po warsztaty z uważności i budowania odporności psychicznej. Administracja dba o to, by codzienne warunki pracy sprzyjały równowadze – odpowiednia jakość powietrza, naturalne światło, roślinność, dostęp do świeżej wody i zdrowych przekąsek. Kiedy te działania są skoordynowane, miejsce pracy staje się środowiskiem, które naprawdę sprzyja regeneracji i koncentracji, a nie ją zaburza.

Kultura organizacyjna wyrażona w przestrzeni

HR odpowiada za tworzenie wartości, misji i narracji, które budują spójność kultury organizacyjnej. Administracja natomiast ma unikalne narzędzia, by tę kulturę „ubrać w przestrzeń”. Jeżeli firma stawia na otwartość – projektuje się przestrzenie wspólne, które wspierają integrację. Jeżeli promuje samodzielność – w biurze pojawiają się miejsca do cichej pracy. Gdy mówi o inkluzywności – dba się o dostępność przestrzeni i jej różnorodność. W ten sposób biuro staje się fizycznym nośnikiem wartości, a nie tylko adresem.

Technologia w służbie ludzi

W dobie digitalizacji oba działy muszą działać ramię w ramię, by stworzyć środowisko pracy przyszłości. HR wdraża nowoczesne systemy zarządzania kompetencjami, platformy e-learningowe, narzędzia feedbackowe. Administracja z kolei zapewnia infrastrukturę – od szybkiego internetu, przez dostęp do chmury, po systemy zabezpieczeń. Ale najważniejsze jest to, że technologia nie staje się celem samym w sobie – tylko środkiem do poprawy jakości pracy. Wspólnie wdrażane rozwiązania pozwalają ludziom pracować mądrzej, nie więcej.

Efektywna i empatyczna zmiana

Każda zmiana – przeprowadzka, zmiana układu biura, wdrożenie nowych narzędzi – wiąże się z wyzwaniami. HR pełni wtedy rolę tłumacza i przewodnika – informuje, wspiera liderów, daje ludziom przestrzeń do zadawania pytań i wyrażania obaw. Administracja natomiast działa operacyjnie – planuje harmonogramy, zarządza logistyką, dba o to, by wszystko zadziało się zgodnie z planem. Kiedy te działania są zsynchronizowane, zmiana przestaje być źródłem napięcia – staje się procesem, w którym każdy wie, co się dzieje i dlaczego.

Wszystko zaczyna się od współpracy

Dobrze zaprojektowane biuro to nie tylko układ przestrzeni – to wspólna strategia, która odpowiada na potrzeby ludzi i cele organizacji. Kluczowym elementem sukcesu w budowaniu środowiska pracy staje się dziś synergia działów HR i administracji. Tylko działając razem, można stworzyć biuro, do którego naprawdę chce się wracać.

Nowoczesne miejsce pracy powinno wspierać rozwój, relacje i poczucie sensu – zarówno na poziomie indywidualnym, jak i zespołowym. I choć świat pracy zmienia się dynamicznie, jedno pozostaje niezmienne: to ludzie tworzą jego fundament. A administracja i HR są dziś jego kluczowymi architektami.

Autor: Magdalena Zagrodnik, Co-Owner, Head of HR & Marketing & Public Relations, Walter Herz